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Für kleinere Büros und für den Hausgebrauch benötigt man eigentlich fast keinen Kopierer mehr, denn eine Kopie lässt sich mittlerweile  auf vielerlei Weise erstellen.

Mann kann z.B. eine Vorlage am PC einscannen und ausdrucken. Man kann mit dem Multifunktionsdrucker vervielfältigen usw. Wer jedoch regelmäßig Dokumente vervielfältigen muss, wird um die Anschaffung eines Kopierers nicht herumkommen.

Auch die Kopierer sind in den letzten Jahren immer günstiger geworden. Größere (digitale) Geräte übernehmen normalerweise auch andere Funktionen und werden zum Scanner, Laserdrucker und Faxgerät.

Ausserdem können Sie an ein Büronetzwerk angeschlossen werden.

Kapazität

Erstes Kriterium bei der Wahl des richtigen Kopierers ist die Anzahl der zu erwartenden Kopien pro Monat.

Die Spanne der Kopierer reicht vom kleinen Tischgerät bis zum ausgewachsenen Bürokopierer. Bei einem zu erwartenden Bedarf von maximal 600 bis 800 Kopien/Monat, kann ein günstiger Tischkopierer ausreichen. Er ist für diese Anzahl von Kopien bestens geeignet.

Bei steigender Auslastung ist ein leistungsfähiges Gerät sinnvoller, weil es Wartezeiten reduziert und somit Geld spart. Die Geräte sind schneller und haben meist auch noch einen größeren Funktionsumfang.

Kopiergeschwindigkeit

Mit steigender Zahl der Vervielfältigungen wächst der Anspruch an die Geschwindigkeit. Diese wird wie bei Druckern in Seiten pro Minute gerechnet.

Zugrunde liegt dabei stets die höchste Geschwindigkeit gemessen mit der Standardpapiergröße DIN A4. Für andere Papiergrößen sowie Vergrößerungen, Verkleinerungen und beidseitige Kopien gelten andere Werte.

Wer in der Regel nur einzelne Seiten kopieren muss, kann die maximale Kopienzahl pro Minute komplett ignorieren. Weil die Zeit die für die erste Kopie benötigt wird wesentlich höher ist als für die Folgekopien (bei der ersten Kopie muss die Vorlage erst eingescannt werden), ist die Zeit für die erste Kopie wichtig. Auch diese wird normalerweise vom Hersteller angegeben.

Schwarz-Weiß oder Farbe

Bei den Kopierern, genau wie bei den Druckern, gibt es Geräte die Farbe verarbeiten können und Schwarz-Weiss Geräte.

Einstiegsgeräte und analoge Kopierer arbeiten in der Regel nur schwarz-weiß.

Wer schwarz-weiß kopieren aber farbig drucken möchte sollte sich einen sogenannten Hybrid-Kopierer ansehen. Diese können zwischen Schwarz-Weiß und Farbe wechseln. Zwar können auch reine Farbkopierer ohne Farbe drucken, doch haben sie meist einen höheren Anschaffungspreis. Hybrid- und Farbkopierer arbeiten normalerweise digital und drucken mit Lasertechnik.

Wenn der Kopierer einen Farblaserdrucker hat, gibt es unterschiedliche Druckwerke, die auch Einfluss auf die Anschaffungskosten haben.

Günstigere Geräte arbeiten mit Multi-Pass-Technik. Das bedeutet, dass für jede Farbe ein Druckvorgang nötig ist und zudem jeweils die entsprechende Tonerkartusche in die richtige Position gebracht werden muss. Das dauert relativ lange und verursacht Lärm.

Leiser und schneller arbeiten Druckwerke mit Single-Pass-Technik. Hier werden alle Farben in einem Durchgang aufs Papier gebracht.

Ein interessantes Ausstattungsdetail, das einige Farbkopierer bieten, ist die Fähigkeit, Schwarz-Weiß-Vorlagen automatisch in farbige Kopien umzuwandeln. Bei einfachen Vorlagen klappt das oft ohne größere Probleme. Komplexere Dokumente benötigen jedoch unter Umständen etwas Einarbeitung bei der Bedienung sowie einige Tests, bis man ein zufrieden stellendes Ergebnis bekommt.

Für gelegentliches Einfärben einfacher Vorlagen ist dieses Feature sehr nützlich. Farbkopierers haben etwas höhere Verbrauchskosten als Schwarz-Weiß Geräte. Farbkopierer benötigen besseres Papier für optimale Ergebnisse und arbeiten mit mehrerern Farbkartuschen für den Toner. Bis zu vier kleine Kartuschen muss man im Gegensatz zu einer größeren und ökonomischeren Schwarz-Kartusche wechseln.

Druckauflösung

Die Druckauflösung eines Kopierers wird in dpi (dots per Inch) angegeben. Standardmodelle haben heute in der Regel eine Auflösung von bis zu 2400x600 dpi.

Automatische Dokumentenzuführung

Die automatische Dokumentenzuführung ermöglicht den automatischen Einzug mehrerer Vorlagen-Seiten, so daß der Bediener nicht während des gesamten Kopiervorgangs an der Maschine stehen muss.

Zum Kopieren werden die Vorlagen eingezogen, über dem Scanner positioniert, belichtet und anschließend vom Vorlagenglas entfernt. Damit man auch beidseitige Kopien vollautomatisch durchführen lassen kann, benötigt man einen sogenannten RADF (Recirculating Automatic Document Feeder).

Automatische Duplexeinheit

Kopierer mit automatischer Duplexeinheit können auch die Rückseite der Kopien bedrucken. Damit kann der Papierverbrauch drastisch reduziert werden.

Für beidseitig bedruckte Kopien, braucht man nicht nur die spezielle Dokumentenzufuhr, sondern auch ausreichend Zwischenspeicher. Ist dieser zu knapp, lassen sich nur wenige Vorlagen beidseitig kopieren. Großer Speicher ist deshalb wichtig, da der Kopierer zunächst sämtliche Vor- und Rückseiten einliest und danach erst nacheinander auf die jeweiligen Papiere druckt.

Papiervorrat

Bei der Papierbevorratung des Druckers ist auf zwei Dinge zu achten :

• ein oder mehrere Fächer, die einen genügend großen Vorrat an Kopierpapier gewährleisten, so daß man nicht andauernd nachfüllen muss.
• Fächer für unterschiedliche Papierformate, Briefumschläge oder Folien. Das erspart ebenfalls den Gang zum Gerät, da man im Druckdialog am PC einfach auswählt, an welchem Fach sich der Drucker bedienen soll.

Das Normalpapierfach ist dafür in der Regel ungeeignet. In ihm führen schwere und dicke Vorlagen oft zum Papierstau.

Sortierfeinheit

Wenn mehrseitige Dokumente mehrmals kopiert werden sollen, ohne daß die fertigen Kopien hinterher manuell zusammensortiert werden müssen, dann benötigt der Kopierer einen Finisher (bei digitalen Kopierern) oder Sorter (bei analogen Kopierern).

In Finishern (beziehungsweise Sortern) können die Kopien sortiert abgelegt werden, das heißt auch mehrseitige Vorlagen lassen sich mehrfach kopieren und sortiert der Ausgabeeinheit entnehmen.

Automatische Größeneinstellung

Digitale Kopierer können die Vorlagengröße automatisch an das eingelegte Papier anpassen und erkennen bei entsprechender Einstellung selbst, ob sie die Vorlage vergrößern oder verkleinern müssen.

So ist sichergestellt, dass immer das gesamte Original auf der Kopie sichtbar ist. Wer hiervon Gebrauch machen möchte, sollte vor dem Kauf unbedingt auf die maximale Vergrößerung und Verkleinerung des Kopierers achten und nachrechnen, ob die jeweiligen Werte mit seinen typischen Papiergrößen harmonieren.

Ausstattung

Einige Kopierer erlauben das Senden von kopierten Informationen mittels einer Sendefunktion. Dafür ist der Kopierer mit einem Modem ausgestattet. Die entsprechenden Dateien werden dabei als E-Mail-Anhang übertragen oder auf einem Computer gespeichert. Das verhindert das unnötige Papierfluten und spart Zeit und Geld.

Einige Kopiere können auch als Drucker eingesetzt werden. Die Druckfunktion gibt es nur bei digitalen Kopierern.

Kopierer mit Lochereinheit können Kopien direkt nach dem Kopieren lochen.

Einige Kopierer erlauben das Versenden und Empfangen von Faxen. Durch eine Verbindung mit der Telefonleitung, werden sie zu analogen oder digitalen Fax-Geräten. Empfangene Faxe werden in einem PC gespeichert oder ausgedruckt. Auch die Faxfunktion gibt es nur bei digitalen Kopierern.

Speicher

Wie bereits erwähnt werden bei digitalen Kopierern Dokumente nur einmal gescannt ud dann gespeichert. Ein großer Speicher ist nützlich, damit der Kopierer schnell arbeiten kann. Speziell wenn viele Kopien gemacht werden sollen, ist ein großer Speicher sinnvoll. Kann das Gerät nämlich nicht alle auf einmal einlesen, muss es bei Erreichen der Grenze bereits Kopiertes löschen, damit die neuen Daten auch Platz finden.

Meist setzen die Hersteller Arbeitsspeicher ein, wie er auch für PCs verwendet wird. Er ist flüchtig, das heißt er verliert seinen Inhalt mit dem Ausschalten. Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von PC-Speicher den schnellen und selbst durchführbaren Austausch der Bausteine.

Allerdings kann ein Kopierer oft nicht jeden Arbeitsspeicher ausnutzen, da sein eigenes Betriebssystem eine Maximalgrenze vorgibt. Würde man einen größeren Speicher einsetzen, als es das System vorsieht, würde dieser entweder nicht funktionieren oder nur so viel davon nutzen können, wie das System zulässt.

Manche Zusatzfunktionen wie etwa Bildbearbeitung, setzen eine gewisse Mindestgröße des Speichers voraus, um überhaupt genutzt werden zu können. Als Untergrenze sollten für die Kopierfunktion etwa 16 Megabyte gelten. Mehr Speicher ist sicher kein Schaden.

Fürs Faxen reichen meist schon ein bis zwei Megabyte. Schon ein Megabyte speichert etwa 70 Seiten, was für die meisten Büros vollkommen ausreichend ist.

Wie viel Speicher für die Druckfunktion nötig ist, ist abhängig von den Dokumenten, die Sie gewöhnlich ausgeben. Aufwendige Grafiken, Layouts oder auch digitale Fotos brauchen schon recht ansehnliche Mengen. Ist der Speicher hier zu knapp, verlangsamt das nicht nur den Druck, sondern auch den jeweiligen PC, da dieser dann in den gesamten Druckvorgang involviert ist. Hier zu sparen, heißt später Frust zu bekommen. Also lieber zu viel als zu wenig Speicher.

Mehr Speicher, dessen Inhalt auch beim Ausschalten erhalten bleibt, bietet eine Festplatte. Eine Festplatte bietet den Vorteil, eingelesene Dokumente dauerhaft zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausdrucken zu können, ohne das Original wieder einlesen zu müssen. Auch eingescannte Daten lassen sich dort ablegen. Eine Alternative zur Festplatte oder als weitere Ergänzung kann man Speicherkartensteckplätze ansehen. Dieser Speicherkartentyp behält die Daten auch nach dem Ausschalten des Gerätes, bietet Speicherkapazitäten von mehreren Gigabyte und lässt sich zudem transportieren. Somit kann man eingelesene Daten mit zum PC nehmen, falls keine Netzwerkanbindung besteht oder auch mit außer Haus nehmen.